【2013-01-23】借款与备用金管理制度

签发部门：财务部
适用对象：全体员工
生效日期：2013-01-23

借支与备用金管理办法

一、 目的
为保证公司员工借款支付与公司经济业务活动有关的各个款项的安全，维护公司资产，提高资金利用率，有效控制资金占用。
二、 适用范围
公司各部门以及各分店
三、 借支原则
1、 备用金的借支
公司员工因业务需要，用于定额备用金、招待费以及零星支出，可以以个人名义向公司借支现金款项。原则上备用金上限不超过1000元。
2、 业务款项借支
用于固定资产购置、采购物品、维修、房屋租赁等支出，公司经办人员因业务需要。可以以个人名义向公司借支通过现金、银行转账、支票。原则上，上账不清，下账不借。
四、 借支手续与规定
1、 借支人因业务需要借支的，需要先填写《用款申请表》，按照表格要求认真填写各项内容，做出详细的预算报表和详细说明附加在《用款申请表》上，按程序审批签字，方可填写借款单办理借支手续，并且按照用款申请时的约定时间报账。
2、 根据金额的不同，审批和签字程序为中心负责人、副总经理、总经理、财务控制官。少于300元的借支由中心负责人进行审批；300元到2000元的借支由副总经理郭海燕进行审批；大于2000元的借支由总经理进行审批。
3、 采购部门需业务要借支的，小于2万元的审批和签字程序为中心负责人、副总经理、财务控制官，大于2万元的审批和签字程序为中心负责人、副总经理、总经理、财务控制官。
4、 公司员工离职时，需要财务部门办理借支、备用金借款清理手续，凡未办理借支、备用金清理手续，公司将不予办理离职手续。
五、 借支的核销
1、 个人凭借入库手续或者报销凭证，到财务核销借支款项，财务人员核准无误后，退还个人借款单，用款申请表上财务注明报账时间，以证明此账款结清，用款申请书留财务备档。
2、 所有借款或备用金需在一个月之内结清，如有特殊情况一个月内无法结清的，必须提前到财务说明并有直接上级领导的签字证明，办理相应的顺延手续。
3、 采供部门因业务需要，可以核定定额的备用金，定额备用金可以定期报账核销，再进行借支使用，但所有的定额备用金不得跨季度使用或者冲销。
4、 个人所发生的借款，不能一借多用或者多借多用，各种借款均应实行前账不清，后账不借支原则。
六、 借支与备用金借款之备查
1、 财务部门每月月底应检查个人借支以及备用金余额情况，借款人应在借款到期之前主动到财务办理结清或者顺延手续，若逾期不办理，将以个人工资冲抵借支或备用金，当月工资不足抵扣，则在以后数月中抵扣，直到结清借款或者备用金。
2、 借支人超过预计报账还款时间尚未结清借款账户，但有合理理由说明原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报相关领导审批。
3、 借款或备用金必须按照申请的用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由借款人本人赔偿。
4、 由于客观的原因导致无法按规定时间报账的需报账人的直接上级领导签字证明办理逾期手续，进行逾期顺延。
七、 采购部之外的借款
1、 如借款、备用金因盗窃、丢失等情况发生损失，由借款人赔偿。
2、 若借款人出现无法赔偿或赔偿不足的部分，由签字审批的上级领导从下到上依次承担领导责任并赔偿，直至赔偿足额或达到赔偿上限。
 总监级：赔偿上限300元（和审批权对等）；
 副总：赔偿上限2000-300=1700元（和审批权对等）；
 总经理：赔偿上限50000-2000=48000元（和审批权对等）。
假如，发生5000元的损失
责任人 损失余额 赔偿额
借款人 5000 0元（携款潜逃）
总监 5000 300元（上限）
副总 4700 1700元（上限）
总经理 3000 3000元

同理，采供部发生的损失，参考上述，但赔偿额同比放大
 采购经理：赔偿上限1500元
 产品总监：赔偿上限2000元
 副总：赔偿上限2500元
 总经理：赔偿上限50000元
八、 监督
1、对于以下情况，财务部有进行处罚的权力，罚款金额为50元到500元不等：
 没有填写《用款申请单》；
 《用款申请单》缺少签字和预算计划、详细说明；
 没有在借款到期之前结清个人借支和备用金；
 没有在规定时间内进行报账且没有办理逾期手续 ；
 借款或备用金跨季度使用或冲销。
2、财务部负责所有流程和程序的监督，由财务部对违反管理办法的人员进行直接处罚。
九、 附则
财务部负责本管理办法的解释、跟进、落实、监督、处罚和执行，最终解释权归财务部所有。