【2013-01-23】借款与备用金管理制度

由 **Admin** 周一五月 13, 2013 12:51 pm

签发部门：财务部

适用对象：全体员工

生效日期：2013-01-23

借支与备用金管理办法

一、目的

为保证公司员工借款支付与公司经济业务活动有关的各个款项的安全，维护公司资产，提高资金利用率，有效控制资金占用。

二、 适用范围

公司全体员工

三、 借支原则

1、备用金的借支

公司员工因业务需要，用于定额备用金、招待费以及零星支出，可以以个人名义向公司借支现金款项，原则上备用金上限不超过1000元；

2、业务款项借支

用于固定资产购置、采购物品、维修、房屋租赁等支出，公司经办人员因业务需要，可以以个人名义向公司借支通过现金、银行转账、支票，原则上，上账不清，下账不借；

3、原则上，入职不满3月和未转正员工不允许借支款项。

四、 借支手续与规定

1、借支人因业务需要借支的，需要先填写《用款申请表》，按照表格要求认真填写各项内容，做出详细的预算报表和详细说明附加在《用款申请表》上，按程序审批签字，方可填写借款单办理借支手续，并且按照用款申请时的约定时间报账；

2、根据业务需要，低于2000元的借支审批和签字程序为中心总监、财务审批官；2000元以上审批和签字程序为中心总监、副总经理、财务审批官；大于10000元的借支审批和签字程序为中心总监、总经理、财务控制官；

3、采购部门需业务要借支的，500元以内审批和签字程序为采购经理、财务审批官；大于500元小于2万元的审批和签字程序为采购经理、副总经理、财务控制官，大于2万元的审批和签字程序为采购经理、副总经理、总经理、财务控制官；

4、借款的限额：1）、车船票按实际金额借款2）、住宿、补助按标准计算3）、零星采购开支按明细计划金额借款；

5、借款归还期限原则：出差借款自回本市车票日期算起，3日内办理报销还款手续；采购物资以购货发票为准，3日内办理报销还款手续；

6、借支现金款项的，借出现金日期与用款日期不能跨日；

7、公司员工离职时，需要财务部门办理借支、备用金借款清理手续，凡未办理借支、备用金清理手续，公司将不予办理离职手续。

五、 借支的核销

1、个人凭借入库手续或者报销凭证，到财务核销借支款项，财务人员核准无误后，退还个人借款单，用款申请表上财务注明报账时间，以证明此账款结清，用款申请书留财务备档；

2、所有借款或备用金需在借款申请单约定时间报销还款，如有特殊情况无法结清的，必须提前到财务说明并有直接上级领导的签字证明，办理相应的顺延手续；

3、采供部门因业务需要，可以核定定额的备用金，定额备用金可以定期报账核销，再进行借支使用，但所有的定额备用金不得跨季度使用或者冲销；

4、个人所发生的借款，不能一借多用或者多借多用，各种借款均应实行前账不清，后账不借支原则。

六、 借支与备用金借款之备查

1、财务部门每月月底应检查个人借支以及备用金余额情况，借款人应在借款到期之前主动到财务办理结清或者顺延手续，若逾期不办理，将以个人工资冲抵借支或备用金，当月工资不足抵扣，则在以后数月中抵扣，直到结清借款或者备用金；

2、借支人超过预计报账还款时间尚未结清借款账户，但有合理理由说明原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报相关领导审批；

3、借款或备用金必须按照申请的用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由借款人本人赔偿；

4、由于客观的原因导致无法按规定时间报账的需报账人的直接上级领导签字证明办理逾期手续，进行逾期顺延。

七、监督

对于以下情况，财务部有进行处罚的权力

l 没有填写《用款申请单》；一次扣5分；

l 《用款申请单》缺少签字和预算计划、详细说明，一次扣5分；

l 没有在借款到期之前结清个人借支和备用金；从超期之日起，按日；计收5%罚息，由财物部出具收据，从借款人报销费用中或者工资扣罚；（罚息计算公式如下：罚息数额*5%*罚息天数）

l 借款或备用金跨季度使用或冲销，一次扣10分；

l 不按规定程序签字报账的，一次扣10分。

财务部负责所有报账和程序的监督，由财务部对违反管理办法的人员进行直接处罚。

八、 借款与备用金赔偿

1、借款与备用金丢失，由当事人负责赔偿，还款时间不得超期，超期按照报账超期处理；

2、财务人员出现未按规定或超权限借款的，发生的资金损失，由财务相关操作人员负责赔偿；

3、借款与备用金的相关审批签字人，若发生资金损失，直至达到赔偿足额或者赔偿上限；

1）未按规定办理或超权限审批借款的，相关审批人全额赔偿；

2）按规定程序借支或备用金，若发生资金损失，分店或部门相关审批人从上至下，依次承担领导责任，赔偿损失金额的50%。（相关审批人自上而下，审批人两人逐级30%和20%，审批人三人逐级22%、16%、12%，审批人四人逐级23%、15%、12%、10%）

九、附则

财务部负责本管理办法的解释、跟进、落实、监督、处罚和执行，最终解释权归财务部所有。

财务部

2013.5. 17